文件收發控制流程

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流程手冊文件

編號:TFH-XZ-LC001

版本:A/1

文件收發控制流程

XX

編制

日期

審核

日期

批準

日期

修訂記錄

日期

修訂號

修改內容

修改人

審核人

批準人

2009-5-15

A/1

詳見流程標黃部分

陳曉波

付怡

韓志金

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流程手冊文件

編號:TFH-XZ-LC001 版本:A/1

文件收發控制流程 XX

編制 審核 批準

日期 日期 日期

日期

修訂號

修訂記錄 修改內容

修改人 審核人 批準人

2009-5-15 A/1

詳見流程標黃部分

陳曉波

付怡

韓志金

文件收發控制流程 外部單位

其它部門

綜合辦公室 各主管副總 區域公司總經理 支持性文件

起草文稿

外部單位發 文

N

審核

Y

接收公文, 并進行登記

收文登記表

排版、審核

需要內部發 布文件

N

N

審核 Y 審批

文件傳閱審批 登記單

發文

收文

收文

發文登記表

1. 目的 2. 規范公司各類文件、決議的收發過程,保證其能得到及時、有效的辦理。

3. 適用范圍 3.1 適用于公司各類文件的收發及后續辦理的跟蹤;

4. 其他需要進行文件收發控制的部門,參照本流程執行。

5. 術語和定義 6. 主要涉及部門和職責 6.1 流程責任部門:綜合辦公室 6.2綜合辦公室 ? 各類文件收發的登記、發布、傳閱的辦理;

6.3其它部門 ? 負責起草文稿;

? 執行各類收文。

6.4 公司領導層 ? 重要文件辦理的批示。

7. 工作程序

活動

步驟及說明

責任部門

輸出

1. 行文

1.1 行文部門起草文稿。

1.2 行文部門經理或其分管領導對公文、會 議紀要和各類文件初稿進行審核。

各行文部 門

2.1 公司綜合辦公室收到內部及外部單位發 來文件后,由綜合辦公室內勤人員統一登記 于《收文登記表》;

2. 收文

備注:行文部門將公文主題和主要內容報綜 合辦公室,連同編輯好的初稿(電子版)一 并交給綜合辦公室

2.2 其他部門或個人收到文件應主動交綜合 辦公室登記;

綜合辦公 室

收文登記 表

2.3 綜合辦公室內勤人員負責按公司制定的 公文要求和格式進行修改、排版;

2.4 綜合辦公室主任負責對公文進行審核。

3.1 綜合辦公室內勤人員根據文件傳閱/發

3. 發 文 審 布需要,填寫《文件傳閱審批登記單》或《文

件發放審批登記單》,并附文件送公司相關領

導批閱。

綜合辦公 室

文件傳閱 審批登記

單或

文件發放 審批登記

4. 發文

3.1 審批通過后,由綜合辦公室發相關部門, 綜合辦公

并填寫《發文登記表》,如果需上發至總部,

需經過總部行政管理部轉發總部各專業部

發文登記 表

活動

門;

步驟及說明

責任部門

輸出

5. 文 件 執 5.1 各部門根據收到的文件和領導批示執

行。

各部門

8. 權限與標準:

9. 主要文檔:

10. 附件

10.1 收文登記表

10.2 文件傳閱審批登記單

10.3 發文登記表

8.4《文件發放審批登記單》

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