某上市公司員工素質培訓課件PPT(共98頁)

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員工基本職業素質培訓——系列之一科學的工作方法集團內訓課程系列教材第1章使你的工作系統化在旁觀者看來,不整 潔的工作場所除了反映出 工作者頭腦混亂以外,不 再代表其他。1.1 你的工作需要系統化辦公室的5S運動:5S起源于日本,就是整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、 清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(SHITSUKE) 五個項目,因日語的羅馬拼音均以“S”開頭,簡稱為5S。5S運動提出的目標簡單而明確,就是要為員工創造一個干 凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境。5S的倡導者相 信,保持工作環境的干凈整潔,物品擺放有條不紊,一目了然, 能最大程度地提高工作效率。如果你的辦公室、辦公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。1.2 開始系統化你的工作■ 系統化你的工具(1)基本工具。 (2)復印機。(3)傳真機。(4)電腦。提醒: 在我們試著改變工作的過程中,常常會陷入這樣的困境:試著解決復雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是 任何一位工作者每天都要處理的,包括他的辦公桌、椅子、電 腦、訂書機、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東 西。1.2 開始系統化你的工作■ 系統化你的文件(1)工作檔。?什么是工作檔?工作檔是用來整理目前進行的專案和固定的工作。?工作檔有什么?A.立即可用的資料。B.“待議”的項目。C.固定職務。D.目前的專案E.問題檔1.2 開始系統化你的工作教你一招:(1)要將文書工作處理得更好,就要根據使用的頻率來整 理你的文件。你最常用的東西應該在你的手邊,隨手 可取。(2)將所有不用的文件移走,不要讓它們占據你的工作檔。 (3)確定你為每一專案和活動都建立了檔案。把每一個檔案清楚地貼上標簽。 (4)建立問題檔,一部分編號01—12,代表每年的每一個月;另一部分編號01—31號,代表一個月的每一天。1.2 開始系統化你的工作■ 系統化你的文件(2)資料檔。 ?列出你的資料檔項目清單。 ?建立資料檔時需要考慮的兩件事:A.怎樣的資料才有保存價值? B.你的資料檔方便查閱嗎? ?幫助你將自己資料檔結構化的做法:A.列出你工作的主要內容,例如:合約、產品開發、預算等。這些可 以成為你資料檔的類別。B.檔案夾應根據所確定的類別,做清楚且適當的標示。 C.查現存的檔案,然后去掉沒用的檔案。 D.一個抽屜存放一個或多個類別。 E.將檔案按字母順序排列。 F.用大而清楚的字標示檔案抽屜和檔案夾,以方便查閱并方便歸檔。1.2 開始系統化你的工作讓你的檔案更加有效的小

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